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1.檢驗(yàn)檢測(cè)原始記錄的基本要求
(1)原始性要求
原始記錄應(yīng)體現(xiàn)檢測(cè)過程的原始性。觀察結(jié)果和數(shù)據(jù)應(yīng)在產(chǎn)生的當(dāng)時(shí)就予以記錄，不得事后回憶、另行整理記錄、謄抄或無關(guān)修正，但后續(xù)可根據(jù)需求再實(shí)施具體的計(jì)算步驟。
(2)可操作要求
制定原始記錄文件時(shí)，應(yīng)充分考慮記錄的可操作性。通過使用規(guī)范的語言文字、檢測(cè)依據(jù)的規(guī)范描述語句、簡(jiǎn)單易用、尺寸合適的數(shù)據(jù)表格、給每個(gè)檢測(cè)數(shù)據(jù)留出足夠的填寫空間等，可保證原始記錄的可操作性。應(yīng)依據(jù)檢測(cè)項(xiàng)目特點(diǎn)，按照檢測(cè)流程順序或標(biāo)準(zhǔn)條款順序安排各檢測(cè)項(xiàng)目在原始記錄中的位置順序，提升原始記錄的可操作性。
(3)真實(shí)性要求
原始記錄的數(shù)據(jù)必須是真實(shí)的，數(shù)據(jù)的表達(dá)應(yīng)真實(shí)無誤的反應(yīng)測(cè)量?jī)x器的輸出，包括數(shù)值、有效位數(shù)、單位，必要時(shí)還需要記錄測(cè)量?jī)x器的誤差。記錄必須在檢測(cè)全過程按操作程序步驟及時(shí)記錄，不許事后補(bǔ)記或眷抄更改。備份電子形式儲(chǔ)存的記錄應(yīng)防止未經(jīng)授權(quán)的侵人或修改。
(4)有效性要求
實(shí)驗(yàn)室應(yīng)確保使用的原始記錄格式為有效的受控版本。
(5)溯源性要求
原始記錄中應(yīng)完整記錄檢測(cè)中各種方法條件，包含足夠充分的信息，包括但不限于測(cè)試環(huán)境信息、測(cè)試條件、使用儀器、儀器設(shè)置、每項(xiàng)試驗(yàn)測(cè)試日期和人員、審查數(shù)據(jù)結(jié)果的日期和負(fù)責(zé)人等，以便在可能時(shí)識(shí)別不確定度的影響因素，并確保該檢測(cè)在盡可能接近原條件的情況下能夠重復(fù)。整改后合格的試驗(yàn)項(xiàng)目，記錄中仍須保留原不合格的原始數(shù)據(jù)以及整改的方法。
(6)完整性要求
原始記錄的內(nèi)容是檢測(cè)報(bào)告的重要來源。為了方便檢測(cè)報(bào)告的生成，原始記錄內(nèi)容應(yīng)完整地體現(xiàn)檢測(cè)依據(jù)、檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)方法、檢測(cè)數(shù)據(jù)和必要的過程數(shù)據(jù)。
2.使用檢測(cè)原始記錄的要求和歸檔
(1)使用法定計(jì)量單位。如“米”的符號(hào)應(yīng)為“m”非“M" ,“千克”的符號(hào)應(yīng)為“kg”而非“Kg”,“千瓦”的符號(hào)應(yīng)為“kW”而非“KW”等。
(2)更改。原始記錄的內(nèi)容和信息不得隨意刪減或增加，確實(shí)存在錯(cuò)誤需要更改時(shí)，不可擦涂掉，而應(yīng)采用杜改的形式，保持原有數(shù)據(jù)和內(nèi)容清晰、可辨識(shí)，將正確的內(nèi)容寫在旁邊，并由修改者簽名或采取等效標(biāo)識(shí)予以識(shí)別。關(guān)鍵數(shù)字更改要說明原因，原始記錄由記錄者本人修改，他人無權(quán)更改。對(duì)電子存儲(chǔ)的記錄也應(yīng)采取同等措施，以避免原始數(shù)據(jù)的丟失或未經(jīng)授權(quán)的改動(dòng)。
(3)檢測(cè)原始記錄的歸檔管理。檢測(cè)結(jié)束后的原始記錄，一般以樣品編碼為唯一性標(biāo)識(shí) ，按歸檔要求將其與檢驗(yàn)報(bào)告副本、委托書、抽樣單（如果有)、任務(wù)派出單等裝訂成冊(cè)，并按報(bào)告編號(hào)依序存放，方便查閱。原始記錄的存放處應(yīng)滿足防潮、防腐的要求，以保證檔案保存期限內(nèi)不被損壞。原始記錄一般保存期不少于6年。涉及仲裁檢驗(yàn)、重大索賠、理賠案件及司法訴訟的原始記錄應(yīng)保存至結(jié)案止。
