一、目的:

 

　　建立一個標(biāo)準(zhǔn)化的驗廠應(yīng)對流程，明確各部門在驗廠前、中、后的職責(zé)和工作內(nèi)容，確保全面、系統(tǒng)地準(zhǔn)備所有必要文件和記錄，以滿足并超越HACCP、IS022000、FSSC22000 及 BRCGS 等食品安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，展現(xiàn)公司卓越的管理水平，順利通過審核并實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。

 

二、范圍:

 

　　適用于本公司所有部門，包括但不限于總經(jīng)辦、品質(zhì)部、生產(chǎn)部、研發(fā)部、采購部、儲運部、行政部、銷售部。

 

三、驗廠應(yīng)對組織架構(gòu)與職責(zé)：

 

　　總經(jīng)辦/最高管理者:領(lǐng)導(dǎo)驗廠工作，提供資源保障，確立并傳達(dá)食品安全方針，主持管理評審展現(xiàn)最高管理者的承諾。

 

　　品質(zhì)部(主導(dǎo)協(xié)調(diào)部門):擔(dān)任總指揮和聯(lián)絡(luò)中心。負(fù)責(zé)驗廠的整體策劃、組織協(xié)調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)解讀、內(nèi)部審核、文件管理、不符合項整改跟蹤與驗證。

 

　　生產(chǎn)部:現(xiàn)場管理的第一責(zé)任部門。負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程的合規(guī)操作、現(xiàn)場環(huán)境衛(wèi)生(5S)、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)及所有生產(chǎn)相關(guān)記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

 

　　研發(fā)部:產(chǎn)品的“設(shè)計師”。負(fù)責(zé)產(chǎn)品配方、工藝、標(biāo)簽的合法合規(guī)性，以及新產(chǎn)品開發(fā)和產(chǎn)品變更的食品安全風(fēng)險評估。

 

　　采購部:供應(yīng)鏈安全的第一道關(guān)卡。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的準(zhǔn)入、評估和管理，確保所有原輔料及服務(wù)符合食品安全要求。

 

　　儲運部:物料流轉(zhuǎn)的守護(hù)者。負(fù)責(zé)原輔料、包材、成品的接收、儲存和運輸全過程的條件控制與記錄。

 

　　行政部:后勤保障與人力資源核心。負(fù)責(zé)員工健康、培訓(xùn)、廠區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)(非生產(chǎn)設(shè)備)蟲害控制及訪客管理。

 

　　銷售部:客戶溝通的橋梁。負(fù)責(zé)準(zhǔn)確傳遞客戶要求、處理客戶投訴、參與合同評審及產(chǎn)品追溯與召回。

 

四、驗廠指引程序(四階段閉環(huán)管理)

 

　　階段一:啟動與準(zhǔn)備(提前4周)

 

　　1.品質(zhì)部:

 

　　接收驗廠通知，立即成立驗廠項目組，明確組長(通常為品質(zhì)總監(jiān)或管理者代表)及各部門核心成員。

 

　　組織召開驗廠啟動大會，傳達(dá)審核目的、標(biāo)準(zhǔn)、范圍、時間，進(jìn)行全員動員，強調(diào)“第一次就做對”的理念。

 

　　依據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)，編制詳細(xì)的《內(nèi)部審核檢查表》（案例：BRCGS第九版內(nèi)審檢查表！），并將任務(wù)分解到各部門。

 

　　進(jìn)行文件和記錄符合性審查，確保所有文件現(xiàn)行有效，記錄填寫規(guī)范、無缺失。

 

　　2.各部門:

 

　　根據(jù)《內(nèi)部審核檢查表》和下發(fā)的資料清單，開始地毯式梳理本部門所有文件和記錄。

 

　　啟動“現(xiàn)場環(huán)境大掃除與整改”活動，徹底清理衛(wèi)生死角，整頓物料擺放，修復(fù)破損設(shè)施。

 

　　對本部門員工進(jìn)行針對性的再培訓(xùn)，內(nèi)容包括:食品安全意識、崗位S0P、審核應(yīng)對技巧等。

 

　　階段二:自查與完善(提前 1-2周)

 

　　1.品質(zhì)部:

 

　　組織項目組進(jìn)行一次全真模擬驗廠。嚴(yán)格按照審核員的思路和流程，從文件審查到現(xiàn)場巡視，再到員工訪談，全面查找問題。

 

　　召開模擬驗廠總結(jié)會，發(fā)布《內(nèi)部審核不符合項報告》，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行通報。主導(dǎo)各部門對不符合項進(jìn)行根本原因分析(5-Why、魚骨圖)，制定有效的糾正與預(yù)防措施(CAPA)

 

　　每日跟蹤整改進(jìn)度，確保所有問題在正式審核前關(guān)閉并完成有效性驗證。

 

　　2.各部門:

 

　　作為責(zé)任主體，積極認(rèn)領(lǐng)不符合項，并按時完成整改，提供整改證據(jù)(照片、記錄、文件等)對關(guān)鍵崗位員工進(jìn)行一對一輔導(dǎo)和模擬問答，確保其能清晰、準(zhǔn)確地描述本崗位工作。

 

　　最終確認(rèn)所有資料已按清單備齊，分類存放，并制作清晰的索引目錄，以便快速查閱。

 

　　階段三:迎接審核(審核當(dāng)天)

 

　　1.首次會議:

 

　　總經(jīng)辦、品質(zhì)部及各部門負(fù)責(zé)人參加。由總經(jīng)理致歡迎詞，品質(zhì)總監(jiān)介紹公司概況和體系運行情況。

 

　　2.審核陪同:

 

　　品質(zhì)部派專人全程陪同，負(fù)責(zé)引導(dǎo)、協(xié)調(diào)和記錄。各部門負(fù)責(zé)人或指定人員在本部門區(qū)域待命，隨時準(zhǔn)備接受審核。

 

　　3.資料提供:

 

　　響應(yīng)要迅速，提供資料要準(zhǔn)確。對于審核員提出的問題，實事求是，不回避、不夸大。

 

　　4.末次會議:

 

　　所有參會人員認(rèn)真聽取審核員的發(fā)現(xiàn)和結(jié)論，對不符合項的描述進(jìn)行確認(rèn)，不爭辯，只澄清事實

 

　　階段四:整改與閉環(huán)(審核結(jié)束后)

 

　　1.品質(zhì)部:

 

　　在收到正式《不符合項報告》后 24 小時內(nèi)，組織相關(guān)部門召開整改專題會。

 

　　指導(dǎo)責(zé)任部門完成《不符合項糾正預(yù)防措施報告》的填寫，確保原因分析透徹，措施具體可行嚴(yán)格審核各部門提交的整改證據(jù)，確保證據(jù)鏈完整、有效。

 

　　在規(guī)定期限內(nèi)，向?qū)徍藱C構(gòu)或客戶提交完整的整改報告。

 

　　將所有不符合項及其整改措施納入《管理評審》和《年度培訓(xùn)計劃》舉一反三，推動體系持續(xù)改進(jìn)。

 

　　2.責(zé)任部門:

 

　　立即行動，落實糾正措施，消除不符合現(xiàn)狀。

 

　　深入實施預(yù)防措施，必要時修訂相關(guān)文件或流程，并對員工進(jìn)行再培訓(xùn)。

 

　　在整改過程中，主動與品質(zhì)部溝通，確保整改方向正確、證據(jù)充分。

 

五、各部門驗廠資料明細(xì)

 

　　1. 總經(jīng)辦/最高管理層

 

　　公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（如有）等基本證照。

 

　　最高管理者簽署的食品安全方針、質(zhì)量方針等文件。

 

　　公司組織架構(gòu)圖，明確各部門職責(zé)和匯報關(guān)系。

 

　　管理評審計劃、會議紀(jì)要及輸出項跟蹤記錄。

 

　　年度經(jīng)營計劃、資源投入計劃（如設(shè)備采購、人員培訓(xùn)預(yù)算等）。

 

　　2. 品質(zhì)部

 

　　質(zhì)量手冊、程序文件（如文件控制、記錄控制、內(nèi)審、不合格品控制等）。

 

　　檢驗規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書、測試報告（原材料、半成品、成品檢驗記錄）。

 

　　內(nèi)部審核計劃、檢查表、不符合項報告及整改驗證記錄。

 

　　客戶投訴處理記錄、8D報告（問題分析與解決記錄）。

 

　　計量器具校準(zhǔn)計劃、校準(zhǔn)證書及標(biāo)簽。

 

　　3. 生產(chǎn)部

 

　　生產(chǎn)工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、生產(chǎn)計劃及完成情況記錄。

 

　　批生產(chǎn)記錄（領(lǐng)料、投料、工序參數(shù)監(jiān)控、產(chǎn)量、損耗等）。

 

　　設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃、點檢記錄、維修記錄。

 

　　清潔消毒記錄、異物控制記錄、溫濕度監(jiān)控記錄。

 

　　員工培訓(xùn)記錄、健康證復(fù)印件。

 

　　4. 研發(fā)部

 

　　產(chǎn)品配方、工藝流程圖、設(shè)計輸入/輸出文件。

 

　　食品安全風(fēng)險評估報告、新產(chǎn)品驗證記錄。

 

　　產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)（企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)）及備案證明。

 

　　標(biāo)簽設(shè)計稿、合規(guī)性審核報告。

 

　　5. 采購部

 

　　供應(yīng)商名錄、準(zhǔn)入評估報告、年度審核記錄。

 

　　采購合同、規(guī)格書、采購訂單。

 

　　原材料檢驗報告、不合格品處理記錄。

 

　　服務(wù)類供應(yīng)商（如物流、校準(zhǔn)、蟲害控制）的管理記錄。

 

　　6. 儲運部

 

　　倉庫管理制度、溫濕度監(jiān)控記錄、清潔消毒記錄。

 

　　入庫驗收記錄、出庫發(fā)貨記錄、庫存臺賬。

 

　　運輸車輛資質(zhì)證明、冷鏈運輸溫度監(jiān)控記錄。

 

　　危廢處理合同、轉(zhuǎn)移聯(lián)單。

 

　　7. 行政部

 

　　員工花名冊、培訓(xùn)計劃及記錄、健康證檔案。

 

　　廠區(qū)平面圖、公共設(shè)施（食堂、宿舍）衛(wèi)生檢查記錄。

 

　　蟲害控制方案、藥物MSDS、服務(wù)報告。

 

　　訪客登記記錄、安保人員培訓(xùn)記錄。

 

　　8. 銷售部

 

　　客戶檔案、銷售合同/訂單臺賬。

 

　　合同評審記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析報告。

 

　　產(chǎn)品追溯記錄、召回演練記錄。

 

　　銷售人員培訓(xùn)記錄（產(chǎn)品知識、法規(guī)、過敏原知識等）。