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對于初入審核領(lǐng)域的新人來說，編寫專業(yè)、清晰的審核記錄常被視為一項挑戰(zhàn)。本文從問題根源出發(fā)，結(jié)合實踐方法，系統(tǒng)化梳理提升能力的路徑，相信，看完之后，你會有所收獲。
問題診斷：為何難以編寫審核記錄？
原因1、基礎(chǔ)認知不足
不理解體系審核的具體要求，比如對ISO 9001（質(zhì)量）、ISO 14001（環(huán)境）、ISO 45001（職業(yè)健康安全）等標(biāo)準(zhǔn)要求理解不深，導(dǎo)致記錄內(nèi)容與條款脫節(jié)。
在審核過程中，審核記錄是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，必須確保其準(zhǔn)確性和完整性，并嚴格符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。
原因2、實踐經(jīng)驗欠缺
面對審核流程和標(biāo)準(zhǔn)的不熟悉以及實踐經(jīng)驗的匱乏，可能會讓人在撰寫審核記錄時感到無從下手。
此時，應(yīng)從基礎(chǔ)入手，首先了解審核記錄的基本結(jié)構(gòu)和關(guān)鍵要素。
通常，審核記錄包含以下幾個部分：審核發(fā)現(xiàn)、客觀證據(jù)、條款對照以及合規(guī)性判斷。
要明確每個部分應(yīng)涵蓋的內(nèi)容，并掌握如何清晰、準(zhǔn)確地組織語言，以確保記錄符合規(guī)范要求。
原因3、不會證據(jù)收集
不知道如何進行現(xiàn)場觀察和收集證據(jù)。
審核記錄的核心在于客觀證據(jù)的獲取，因此需要掌握識別關(guān)鍵控制點的方法，并準(zhǔn)確記錄相關(guān)數(shù)據(jù)、文件或現(xiàn)象。
例如，如果在審核中發(fā)現(xiàn)某工序未按作業(yè)指導(dǎo)書操作，應(yīng)詳細記錄具體的時間、地點、操作人員信息，以及引用的文件編號等細節(jié)。
通過系統(tǒng)化的指導(dǎo)和實踐，可以逐步提升識別和記錄關(guān)鍵信息的能力，確保審核記錄的完整性和準(zhǔn)確性。
原因4、標(biāo)準(zhǔn)條款模糊
不清楚如何將審核發(fā)現(xiàn)與標(biāo)準(zhǔn)條款對應(yīng)起來。
這時候需要熟悉每個體系的標(biāo)準(zhǔn)條款，最好能隨身攜帶標(biāo)準(zhǔn)手冊或電子版，方便隨時查閱。
同時，使用檢查表模版可能會有幫助，確保覆蓋所有必要的審核點，避免遺漏。
原因5、表述主觀化
在撰寫審核記錄時，保持客觀性和準(zhǔn)確性至關(guān)重要。審核記錄必須基于事實，避免主觀判斷或情緒化語言。
為此，應(yīng)提醒自己使用中性詞匯，并確保所有記錄內(nèi)容可追溯。
例如，在記錄中注明文件編號、記錄編號、版本號等關(guān)鍵信息，以增強記錄的可信度和可驗證性。
通過這種方式，可以有效避免主觀偏差，確保審核記錄的嚴謹性和可靠性。
原因6、不會模仿學(xué)習(xí)
不知參考使用審核記錄模板和范例。
不知參考現(xiàn)有的優(yōu)秀審核記錄模板，學(xué)習(xí)他人的結(jié)構(gòu)和表達方式，然后通過模仿來提升自己的寫作能力。
同時，建議多請教有經(jīng)驗的審核老師，獲取反饋，不斷改進。
原因7、缺乏審核復(fù)盤
不知如何練習(xí)和積累經(jīng)驗。
缺乏在每次審核后復(fù)盤，分析記錄中的不足，逐步積累常見問題的記錄方式，提升專業(yè)術(shù)語的運用能力。
原因8、沒有邏輯性和條理性
不會注意邏輯性和條理性。
不知審核記錄需要分類清晰，比如按部門、過程或條款分類，使用編號或項目符號分點記錄，避免混亂。
不會學(xué)習(xí)如何結(jié)構(gòu)化自己的記錄，使其易于閱讀和理解。
綜上各種原因，總結(jié)下來，需要小伙伴們從基礎(chǔ)知識、證據(jù)收集、條款對應(yīng)、客觀性、模板使用、經(jīng)驗積累、邏輯結(jié)構(gòu)、專業(yè)術(shù)語等方面進行學(xué)習(xí)提升，才能系統(tǒng)性地提升審核記錄寫作能力。
8大核心方法：從入門到精通
我們用三體系舉例說明，作為三體系（ISO 9001質(zhì)量管理體系、ISO 14001環(huán)境管理體系、ISO 45001職業(yè)健康安全管理體系）審核員，編寫審核記錄是核心能力之一。
以下是提升審核記錄寫作能力的實用方法，分步驟解決你的困擾：
方法1：掌握審核記錄的基本要素
審核記錄需包含以下核心內(nèi)容，確保完整性和可追溯性：
1、審核發(fā)現(xiàn)：觀察到的事實（如符合或不符合項）。
2、客觀證據(jù)：具體數(shù)據(jù)、文件、記錄、現(xiàn)場觀察結(jié)果（如文件編號、設(shè)備名稱、對話記錄）。
3、條款對照：明確引用對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的條款（如ISO 9001:2015 8.5.1）。
4、合規(guī)性判斷：說明是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，或不符合的具體原因。
5、風(fēng)險/影響分析：指出問題可能導(dǎo)致的后果（如質(zhì)量風(fēng)險、環(huán)境污染、安全隱患）。
示例模板說明
審核對象：研發(fā)部設(shè)計輸入管理
審核條款：ISO 9001:2015 8.3.3
發(fā)現(xiàn)：客戶合同中要求的防水等級（IP68）未納入設(shè)計輸入文件。
證據(jù)：合同CT-2024-08；設(shè)計輸入清單（版本V2.3，無IP68要求）。
結(jié)論：不符合，可能導(dǎo)致產(chǎn)品測試不達標(biāo)。
方法2：強化現(xiàn)場觀察能力
1、聚焦關(guān)鍵點：
關(guān)注體系運行的核心環(huán)節(jié)（如文件控制、內(nèi)審、管理評審、應(yīng)急響應(yīng)）。
2、記錄細節(jié)：
用“5W1H”原則描述問題（Who、What、where、When、Why、How）。例如：“2024年10月10日，倉庫管理員張三（工號002）未按《化學(xué)品管理程序》QP-12要求填寫MSDS清單，導(dǎo)致危險化學(xué)品（丙酮）未標(biāo)識存放區(qū)域�！�
3、避免主觀描述：用事實代替推測。
錯誤描述舉例：“員工安全意識差�！�
正確描述舉例：“現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)2名員工未參加2023年度安全培訓(xùn)（記錄編號：TRAIN-2024-09）�！�
方法3：熟悉標(biāo)準(zhǔn)條款并建立對應(yīng)關(guān)系
1、隨身攜帶標(biāo)準(zhǔn)手冊：審核時快速對照條款，標(biāo)注重點。
2、使用檢查表模版：提前按條款設(shè)計檢查項，確保覆蓋所有審核點。
例如：ISO 9001 8.5.1生產(chǎn)控制 → 檢查作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備維護記錄、首件檢驗記錄等。
3、案例庫積累：將過往問題按條款歸類，形成快速參考指南。
方法4：借鑒優(yōu)秀記錄范例
1、模仿范例：
參考資深審核員的記錄，分析其結(jié)構(gòu)化表達（如分點陳述、證據(jù)鏈清晰）。
例如：符合項描述：
“采購部2023年第三季度供應(yīng)商評價記錄（文件編號：SUP-2023-Q3）顯示，已對5家關(guān)鍵供應(yīng)商進行績效評分，符合ISO 9001:2015 8.4.1要求。”
例如：不符合項描述：
“設(shè)計開發(fā)輸入未包含客戶要求的耐高溫測試參數(shù)（見合同CT-2023-05），不符合ISO 9001:2015 8.3.3條款�！�
2、使用結(jié)構(gòu)化語言：分點陳述，避免冗長段落。
方法5：善用數(shù)字化工具
1、標(biāo)準(zhǔn)化模板：使用固定格式（如表格或分類標(biāo)題），減少重復(fù)勞動。
2、數(shù)字化工具：利用Excel或?qū)I(yè)審核軟件，自動關(guān)聯(lián)條款庫與證據(jù)文件。
3、術(shù)語庫：建立高頻術(shù)語表（如“未識別環(huán)境因素”“目標(biāo)指標(biāo)缺失”），避免表述偏差。
方法6：實踐與反饋閉環(huán)
1、模擬訓(xùn)練：通過虛擬案例練習(xí)，對比參考答案修正不足。
2、尋求同行評審：請資深審核員點評你的記錄，重點關(guān)注證據(jù)完整性與條款準(zhǔn)確性。
3、復(fù)盤總結(jié)：每次審核后分析記錄的不足，例如：
�。�1）是否遺漏了關(guān)鍵證據(jù)？
�。�2）條款引用是否錯誤？
�。�3）描述是否模糊？
方法7：規(guī)避典型錯誤
1、錯誤1：籠統(tǒng)描述
改進：如“文件管理混亂” → 應(yīng)具體到文件編號及版本；
例：將“文件控制不到位”改為“2024年新版《檢驗規(guī)程》WI-11（版本號2.0）未在質(zhì)量部受控分發(fā)清單中登記。”
2、錯誤2：混淆“觀察項”與“不符合項”
改進：明確判斷依據(jù)，如“未構(gòu)成風(fēng)險”則列為觀察項，反之則為不符合項。
3、錯誤3：忽略追溯性信息
改進：標(biāo)注文件編號、記錄編號、版本號、具體時間/地點。
方法8：分階段能力提升計劃
1、短期（1個月內(nèi)）：
熟讀三體系標(biāo)準(zhǔn)條款，制作便攜式對照表。
練習(xí)用模板記錄3-5個模擬案例。
2、中期（3個月）：
參與實際審核時，每次專注1-2個條款的記錄優(yōu)化。
建立個人知識庫（術(shù)語庫、問題庫）
3、長期：
定期復(fù)盤，形成迭代改進的習(xí)慣。多總結(jié)多復(fù)盤。
如果按部就班的按照如上幾方面，通過系統(tǒng)化訓(xùn)練和持續(xù)積累，你的審核記錄會逐步達到清晰、精準(zhǔn)、可追溯的專業(yè)水平。
