一、評審工作問題難點剖析

 

　　1、評審匯總的常見問題

 

　　（1）輸入要素的缺陷：

 

　　輸入的評審信息往往存在關鍵細節(jié)缺失的情況，未能全方位涵蓋評審所需的各項指標與數(shù)據(jù)，且呈現(xiàn)的內(nèi)容過于籠統(tǒng)模糊，缺乏精準、詳盡的描述，這使得評審依據(jù)不扎實，難以支撐全面且深入的評估分析，容易導致評審結論的片面性與不準確。

 

　�。�2）輸出跟蹤與驗證的不足：

 

　　即使存在管理評審輸出，但在后續(xù)執(zhí)行過程中，缺乏對輸出內(nèi)容落實情況的持續(xù)跟蹤機制以及嚴謹?shù)尿炞C手段，無法確保改進措施得到切實執(zhí)行，預期目標得以實現(xiàn)，這導致評審成果難以落地生根，無法真正實現(xiàn)評審工作的閉環(huán)管理與價值最大化，問題可能依舊存在甚至反復出現(xiàn)，阻礙組織的發(fā)展進程。

 

　�。�3）管理評審輸出的缺失：

 

　　部分評審活動結束后，未能形成具有實際指導價值的明確輸出成果，如清晰的改進方向、具體的決策建議或切實可行的行動計劃等，這使得評審工作看似完成，實則未能有效轉化為推動組織進步的實際舉措，浪費了評審資源與精力，無法為后續(xù)工作提供有力的指引。

 

　　2、日常實施中的常見難點

 

　�。�1）評審策劃的粗糙性：

 

　　管理評審的策劃階段缺乏精細考量，計劃制定過于簡單隨意，未能充分考慮組織的實際情況、評審目標以及潛在的復雜因素，缺乏周密的步驟安排、詳細的時間節(jié)點規(guī)劃以及明確的責任分工，這使得評審活動在執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)混亂無序、銜接不暢、遺漏關鍵環(huán)節(jié)等問題，嚴重影響評審效率與質(zhì)量。

 

　�。�2）時間安排不合理：

 

　　評審計劃預留的時間過短過緊，參與評審的人員難以在有限的時間內(nèi)充分研究評審要素，細致準備各類輸入材料，這不僅增加了參與者的工作壓力，還使得評審過程倉促草率，無法充分討論與深入分析問題，容易忽略重要細節(jié)與潛在風險，最終導致評審結果的可靠性與有效性大打折扣，無法為決策提供堅實的依據(jù)。

 

　�。�3）人員認知不足：

 

　　參與管理評審的人員對評審工作的本質(zhì)、目標以及重要性缺乏全面深刻的理解，僅僅將其視為一項例行公事的任務，未能充分認識到自身在評審過程中的責任與價值，尤其對評審工作自身的持續(xù)改進機制關注度極低，缺乏主動反思、總結經(jīng)驗教訓以及提出創(chuàng)新性改進建議的意識與能力，這使得評審工作長期在低水平徘徊，無法實現(xiàn)自我完善與提升，難以適應組織日益增長的發(fā)展需求。

 

　�。�4）管理者角色的弱化：

 

　　管理者在管理評審中未能充分展現(xiàn)其應有的領導與決策作用，參與度不夠深入積極，未能有效引導評審方向、協(xié)調(diào)各方資源以及做出果斷且明智的決策，致使評審工作缺乏高層支持與推動，無法深入挖掘關鍵問題，難以達成實質(zhì)性的改進與突破，評審效果大打折扣。

 

　�。�5）評審內(nèi)容重點偏離：

 

　　評審內(nèi)容未能緊密圍繞實驗室體系運行中的核心痛點、新環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)以及新業(yè)務拓展的關鍵需求等重點領域展開深入探討與分析，而是眉毛胡子一把抓，平均用力，導致無法精準識別潛在風險與機遇，無法為組織在應對復雜多變的市場環(huán)境和內(nèi)部變革時提供針對性強的解決方案，使評審工作流于形式，無法真正助力組織的發(fā)展與提升。

 

　�。�6）過程監(jiān)督的缺失：

 

　　在管理評審的整個流程中，缺乏對各個環(huán)節(jié)和相關要素的有效監(jiān)督機制，無法實時監(jiān)控評審工作是否嚴格遵循既定的標準、程序與規(guī)范執(zhí)行，難以發(fā)現(xiàn)并及時糾正評審過程中的偏差、錯誤操作以及不規(guī)范行為，這使得評審質(zhì)量無法得到可靠保障，可能出現(xiàn)人為因素干擾評審結果、評審流程隨意更改等問題，降低了評審工作的權威性與公信力。

 

二、提高管理評審有效性的經(jīng)驗

 

　　1、實施全過程管理

 

　　過程管理在質(zhì)量管理體系標準里已經(jīng)用了很長時間了。

 

　　從檢測和校準檢驗檢測機構能力的通用要求這個標準的附錄里能看出來，咱們檢驗檢測機構也是按照質(zhì)量管理體系的要求來運作的，但是在這個標準里，過程管理的要求說得比較籠統(tǒng)，結果很多機構都沒太重視這個問題。

 

　　建議大家參考質(zhì)量管理體系標準里的過程管理方法，重點關注下面這幾個方面：

 

　　（1）持續(xù)完善活動過程的文件要求：

 

　　針對每個已識別的過程，制定完善的文件化管理體系，包括程序文件、作業(yè)指導書、記錄表格等。

 

　　文件內(nèi)容應詳細規(guī)定每個過程的操作步驟、技術要求、質(zhì)量控制要點、人員職責以及相關的記錄要求等，確保工作人員在執(zhí)行各項任務時有據(jù)可依、有章可循。

 

　　同時，建立文件的定期評審與更新機制，根據(jù)實際工作情況的變化、法規(guī)標準的更新以及內(nèi)部審核與管理評審的結果，及時對文件進行修訂和完善，保證文件的有效性和適用性，使其能夠持續(xù)指導機構的各項工作開展，不斷優(yōu)化工作流程，提高工作質(zhì)量和效率。

 

　�。�2）深入做好活動過程的評價與改進：

 

　　建立健全過程評價與改進機制，定期對各個過程的運行情況進行監(jiān)測、分析和評價。

 

　　通過收集和分析過程運行中的各類數(shù)據(jù)，如檢測結果的準確性、及時性，客戶投訴率，資源利用率等，評估過程的有效性和效率，及時發(fā)現(xiàn)過程中存在的問題和潛在的改進機會。

 

　　針對發(fā)現(xiàn)的問題，制定切實可行的糾正措施和預防措施，并跟蹤措施的實施效果，確保問題得到徹底解決，過程得到持續(xù)改進。

 

　　同時，鼓勵員工積極參與過程改進活動，提出合理化建議和創(chuàng)新想法，營造全員參與、持續(xù)改進的良好氛圍，不斷提升機構的整體管理水平和核心競爭力。

 

　�。�3）精準識別機構活動的全過程：

 

　　對檢驗檢測機構的所有業(yè)務活動和管理流程進行全面、細致的梳理，將其分解為一個個相互關聯(lián)、相互作用的具體過程，明確每個過程的輸入、輸出、控制方法以及與其他過程的接口關系。

 

　　例如，從客戶委托檢測項目開始，依次包括樣品接收、檢測任務分配、實驗操作、數(shù)據(jù)分析、報告編制與審核、報告發(fā)放以及客戶反饋處理等一系列過程，通過繪制詳細的過程流程圖，清晰地展示各個過程的全貌和相互關系，確保機構內(nèi)部的各項工作流程一目了然，便于進行有效的管理和監(jiān)控。

 

　　2、運用合適的質(zhì)量工具

 

　　質(zhì)量工具和統(tǒng)計方法在很多行業(yè)都用了好些年了，但是咱們檢驗檢測機構通常只是在做內(nèi)外部質(zhì)量控制或者設備核查的時候用一下，而且用的工具還比較單一。

 

　　其實，機構可以根據(jù)各個工作過程的特點以及設計好的量化考核內(nèi)容，選擇合適的質(zhì)量工具來幫助分析和解決問題，同時還可以結合統(tǒng)計工具一起使用，這樣能讓我們的管理評審工作更加科學、準確、有效。

 

　　3、細化策劃方案

 

　　部分機構過往的管理評審策劃存在明顯的局限性，僅僅簡單羅列了評審實施的大致時間、參與的部門或人員以及輸入要素的名稱等基本信息，這種粗線條的策劃在實際執(zhí)行時，難以確保評審工作的全面性、深入性與有效性，往往導致評審流于形式，無法真正發(fā)揮其應有的價值。

 

　　因此，為了保障管理評審的高質(zhì)量開展，在策劃管理評審方案時，應當著重關注以下四個關鍵要點：

 

　�。�1）評審方式的常態(tài)化融入：

 

　　改變傳統(tǒng)的集中式、階段性評審方式，將評審活動有機地融入到日常工作的各個環(huán)節(jié)。

 

　　通過建立常態(tài)化的監(jiān)測與反饋機制，例如定期的工作匯報、數(shù)據(jù)分析會議、項目階段性總結等，及時收集與整理日常工作中產(chǎn)生的各類與管理評審相關的信息和數(shù)據(jù)。

 

　　這種方式不僅能夠使評審工作更加貼近實際工作情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行調(diào)整，還能夠減輕集中評審時的工作負擔，提高評審效率，同時也有助于培養(yǎng)機構內(nèi)部持續(xù)改進的工作文化，使全體員工更加積極主動地參與到管理評審工作中來。

 

　�。�2）輸入要素的歸屬明確：

 

　　強化輸入要素的歸屬部門，明確各部門在管理評審工作中的具體職責和任務分工。

 

　　每個輸入要素都應當有明確的責任部門負責收集、整理、分析和匯報相關數(shù)據(jù)和信息，確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和及時性。

 

　　同時，建立跨部門的溝通協(xié)調(diào)機制，加強部門之間的協(xié)作與配合，避免出現(xiàn)信息孤島和責任推諉的現(xiàn)象。

 

　　在評審過程中，各歸屬部門能夠針對本部門負責的輸入要素進行詳細的闡述和解答，有助于提高評審工作的針對性和專業(yè)性，使評審小組能夠更加深入地了解機構內(nèi)部各環(huán)節(jié)的運作情況，從而做出更加準確、有效的評審結論和改進建議。

 

　�。�3）評審時間的合理性規(guī)劃：

 

　　管理評審時間的確定需緊密貼合機構的實際工作節(jié)奏與業(yè)務周期。

 

　　避免選擇在業(yè)務高峰期或者機構內(nèi)部資源緊張的時段開展評審，確保各部門能夠有足夠的精力和時間投入到評審工作中，充分準備相關資料并深入?yún)⑴c討論。

 

　　同時，預留適當?shù)膹椥詴r間，以應對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況或者需要進一步深入探討的復雜問題，保障評審工作能夠有條不紊地進行，不受時間因素的過度干擾，從而提升評審結果的準確性和可靠性。

 

　�。�4）輸入要素的量化明確：

 

　　明確規(guī)定輸入要素的量化要求，確保各項指標具有可衡量性、可比較性和可操作性。

 

　　例如，對于客戶滿意度這一輸入要素，不能僅僅停留在定性的描述上，而是要設定具體的量化指標，如客戶滿意度調(diào)查的得分、投訴率的降低比例、客戶重復合作率的提升幅度等。

 

　　通過量化輸入要素，能夠更加清晰地了解機構在各個方面的實際表現(xiàn)，精準地發(fā)現(xiàn)問題所在，為后續(xù)的評審分析和決策制定提供堅實的數(shù)據(jù)基礎，避免主觀臆斷和模糊不清的評價，使評審結果更加客觀、科學、有說服力。