手機版
1、目的
指導(dǎo)外部審核，即顧客審核和第三方審核工作，確保通過審核；
推進審核發(fā)現(xiàn)不符合項的整改，直到有效關(guān)閉。
2、范圍
適用于本公司顧客審核和第三方審核的控制。
3、定義
無
4、職責(zé)：
4.1品保部：主導(dǎo)外部審核及改善工作。
4.2管理者代表：負責(zé)外部審核要求的內(nèi)部相關(guān)部門傳遞，審核準備，審核陪審，審核引導(dǎo)，體系相關(guān)內(nèi)容介紹解說，審核過程中異常協(xié)調(diào)解決，召集首、末次會議，主導(dǎo)不符合項的整改，改善報告審核及組織改善措施關(guān)閉驗證。
4.3體系負責(zé)人：協(xié)助管理者代表開展外部審核活動，參與審核活動，準備審核需要的文件資料，會議召集，會議記錄及審核改善報告提交跟進。
4.4文件管理員：參與外部審核活動，提供受控文件管理的相關(guān)證據(jù)資料備審。
4.5銷售部長: 顧客審核時，負責(zé)傳達顧客要求，組織審核接待，召集首次會議，向顧客發(fā)出審核改善報告，并跟進顧客反饋。
4.6銷售部客戶經(jīng)理：負責(zé)顧客審核時的陪審，審核證據(jù)提供及發(fā)現(xiàn)問題記錄。
4.7品保部：協(xié)助管理者代表準備外部審核的資料，核查相關(guān)記錄的一致性，全程參加重要顧客及第三方的審核活動。
4.8各部門：負責(zé)審核準備，確定部門內(nèi)審核接待的工作和人員，參加本部門涉及到的活動。
5、工作程序：
5.1 審核通知接收
1)銷售部客戶經(jīng)理接到顧客審核要求通知后，應(yīng)與顧客盡早直接溝通，明確審核要求（來訪人員信息、審核目的、審核計劃、審核明細表等），并盡量得到書面且經(jīng)正式渠道得到確認的通知；
2)第三方審核由管理者代表與第三方溝通，通常需要對方提供書面的正式通知和計劃，并經(jīng)公司內(nèi)部確認；
3)如果是重要顧客，且審核事關(guān)重大，銷售部客戶經(jīng)理應(yīng)在得到對方與審核相關(guān)的非正式消息時，即通知管理者代表，以盡量提前準備；
5.2審核期間現(xiàn)場生產(chǎn)要求確定
審核通知明確后，銷售部或體系負責(zé)人應(yīng)與對方直接聯(lián)系人和/或?qū)徍酥饕?zé)任人電話確認，并澄清所有問題；
同時，應(yīng)確定在審核期間對現(xiàn)場生產(chǎn)產(chǎn)品/過程有無明確要求，有要求時，應(yīng)與生產(chǎn)辦確認、協(xié)商日期并與審核方取得一致意見。
5.3內(nèi)部信息傳遞
1)審核信息一旦確定，銷售部和/或體系負責(zé)人應(yīng)立即將信息通知相關(guān)部門，并將相關(guān)情況報告管理者代表；
2)管理者代表根據(jù)審核要求，綜合評估是否需要專門的審核準備，必要時，應(yīng)報告總經(jīng)理以尋求支持。"
5.4審核準備會議
1)需要時，管理者代表/體系負責(zé)人接到審核通知和/或?qū)徍艘蠛�，�?yīng)在1個工作日內(nèi)，認真學(xué)習(xí)審核檢查表要求，并參照對比內(nèi)部實際狀況，識別出薄弱環(huán)節(jié)。
必要時，召集各關(guān)聯(lián)部門進行傳達、學(xué)習(xí)，以清楚審核要求，并針對薄弱環(huán)節(jié)制訂改善方案，明確責(zé)任人、完成日期等。
由體系負責(zé)人跟進落實；
2)一般審核根據(jù)資料準備要求，由各部門逐條落實。
5.5接待準備
1)顧客審核由銷售部客戶經(jīng)理組織接待，第三方審核由體系負責(zé)人組織接待。確定審核人員接站時間、到達我司的時間、迎接人員、陪同人員、初步的審核路線、會議室、及相關(guān)設(shè)備儀器和文具的準備、就餐安排、住宿安排、用車安排等；
2)對重要顧客審核應(yīng)通知公司全體員工相關(guān)審核信息；
3)對國外重要顧客可能需準備國旗、多語種橫幅/歡迎牌等，必要時報總經(jīng)理批準后準備禮品、游覽等活動；
5.6審核前準備及改善
1)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及內(nèi)審員按審核準備要求，進行改善并準備審核資料；
2)體系負責(zé)人跟蹤檢查并記錄完成情況。
5.7內(nèi)部檢查及自評
1)必要時，管理者代表組織對各部門的準備工作進行現(xiàn)場確認，并按檢查表組織自評，對自評分較低的項目再次提出改善建議，責(zé)任部門負責(zé)按要求落實。依審核重要程度及內(nèi)部準備狀況，必要時，管理者代表可組織多次自評改善工作；
2)如果審核方需要提供自評分時，體系負責(zé)人與各部門及管理者代表確認后，自評分結(jié)果發(fā)給發(fā)給審核方。
5.8專項改善
經(jīng)確認內(nèi)部需要較大投入方能達到顧客或第三方要求的項目，及經(jīng)整改2次以上仍未達到要求的，管理者代表與相關(guān)部門主管共同提出方案，提交總經(jīng)理裁決，必要時組織專門的管理改善會議協(xié)調(diào)解決。
5.9改善再確認
1)在顧客或第三方審核前1天，體系負責(zé)人對所有準備工作再次核實，以確保正式審核能順利進行；
2)對實在無法在審核前完成且可能影響審核結(jié)果的項目，應(yīng)立即報告管理者代表，提出應(yīng)急措施，并提交總經(jīng)理批準后實施。
5.10生產(chǎn)現(xiàn)場準備確認
1)生產(chǎn)部提前1周安排生產(chǎn)計劃，提前3天確定生產(chǎn)準備狀態(tài)，對審核員明確要求審核期間有特定產(chǎn)品/過程要求的，應(yīng)與相關(guān)車間、工序確認實際的狀態(tài)；
2)如果顧客已有產(chǎn)品在量產(chǎn)狀態(tài)，即使顧客沒有明確，原則上也應(yīng)在審核期間有生產(chǎn)顧客產(chǎn)品，并提前1天通知管理者代表具體生產(chǎn)時間和工序；
3)生產(chǎn)部和相關(guān)車間應(yīng)在審核前1天確認現(xiàn)場生產(chǎn)物料，有問題及時匯報并解決，相關(guān)部門配合，必要時管理者代表協(xié)調(diào)；
4)各車間應(yīng)檢查生產(chǎn)現(xiàn)場相應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備點檢表、人員培訓(xùn)記錄等相關(guān)文件、表格、記錄等，并安排特別的生產(chǎn)人員。做好車間5S工作；
5)品保部應(yīng)檢查現(xiàn)場作業(yè)指導(dǎo)書和檢驗文件、記錄表格，檢驗員應(yīng)特別關(guān)注顧客準備現(xiàn)場審核的工序，并要求在顧客審核時待在該工序，如果是連續(xù)生產(chǎn)，應(yīng)仔細核查前幾天的記錄。
5.11審核路線確認
體系負責(zé)人根據(jù)審核要求和現(xiàn)場準備情況，提前1天再次現(xiàn)場確定審核期間的路線，如果與初步確定的路線不一致，應(yīng)立即通知相關(guān)區(qū)域現(xiàn)場主管，以事先確定對策。
必要時，報管理者代表，由管理者代表組織公司相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)確定審核路線。
5.12現(xiàn)場陪審人員確認
1)管理者代表與銷售部長和客戶經(jīng)理共同確認參與審核的陪審人員，陪審人員在任何時間均不得少于審核人員，特別是現(xiàn)場審核時；
2)提前與陪審人員進行溝通確認，必要時可事先組織審核應(yīng)對技巧培訓(xùn)；
3)生產(chǎn)現(xiàn)場審核的陪審人員根據(jù)審核具體要求安排陪同人員，各車間主任在審核路線的車間進入處開始接待，接待人員不少于2人，其中1人作為應(yīng)急聯(lián)絡(luò)及協(xié)助提供資料；
5.13首次會議
1)顧客審核由銷售部客戶經(jīng)理負責(zé)，第三方審核由體系負責(zé)人負責(zé)提前書面發(fā)出審核首次會議通知，并提前電話通知各參與人員，確保所有人能準時參加會議�？偨�(jīng)理原則上應(yīng)參會；
2)顧客審核由銷售部長主持，第三方審核由管理者代表主持，并根據(jù)實情確定是否選擇適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)介紹版本進行介紹；
3)在首次會議上，由雙方進行簡短介紹認識，參會人員應(yīng)主動與審核員交換名片；
4)會議上，審核人員宣講審核計劃及審核要求時，各參會人員應(yīng)認真傾聽并做好記錄。體系負責(zé)人負責(zé)全程記錄，必要時可錄音。
5.14安全與保密要求
1)在審核員進入到生產(chǎn)、檢驗區(qū)域前，需按要求穿戴勞保用品，方可進入生產(chǎn)檢驗區(qū)域；
2)執(zhí)行生產(chǎn)現(xiàn)場審核時，應(yīng)按既定的路線引導(dǎo)審核員，對于非審核員方產(chǎn)品，不允許審核員拍攝照片或錄相，必要時，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可由我方人員代為拍攝照片，且須與銷售部確認雙方已簽訂保密協(xié)議，規(guī)定有不得透露其它顧客或產(chǎn)品或其它商業(yè)機密信息
5.15現(xiàn)場審核
1)審核時，各部門積極參與，配合審核員接待工作，營造良好的審核氛圍，以開放心態(tài)面對審核，并與審核人員保持良好的溝通，不急不燥。當(dāng)與審核員提出的要求有不同見解時，應(yīng)心平氣和，耐心與審核員進行溝通，并提供適當(dāng)?shù)淖C據(jù)，以消除其擔(dān)憂，切忌與審核員發(fā)生爭執(zhí)；
2)當(dāng)雙方意見不能達成一致時，應(yīng)即時報與管理者代表，統(tǒng)一由管理者代表與審核員溝通；
3)體系負責(zé)人全程記錄審核過程中的問題點，并記錄審核員的要求。
5.16審核引導(dǎo)
1)審核過程中，應(yīng)積極引導(dǎo)審核員，周到照顧審核員，避免讓審核員獨自在無關(guān)的辦公區(qū)域或生產(chǎn)現(xiàn)場走動。
2）當(dāng)審核進入到生產(chǎn)現(xiàn)場時，涉及必需配戴勞保用品時，應(yīng)注意嚴格按要求執(zhí)行，確保審核過程安全。
5.17審核證據(jù)提交
1)各部門在提交證據(jù)時，應(yīng)盡快完成。在提交證據(jù)前應(yīng)先對證據(jù)進行查看，必要時事先與管理者代表進行溝通確認后再呈現(xiàn)給審核員，避免因證據(jù)缺失導(dǎo)致審核員不滿意；
2)審核員未指示要求時，非陪審人中禁止提供任何審核證據(jù)給審核員；
3)如因?qū)嶋H情況影響，無法短時間內(nèi)提交證據(jù)時，應(yīng)提前與審核員說明，避免審核員等待或被審核員認定證據(jù)缺失。
5.18審核交流
1)在審核過程中，我方所有的舉動都會影響審核員的評判，各陪審人員應(yīng)認真如實記錄審核發(fā)現(xiàn)及審核員提出的改善建議，對于可立即改善的事項，第一時間整改后立即提交給審核員確認。
2）對于無法立即整改項，應(yīng)盡量與審核員說明后續(xù)整改計劃，可能時做出范例，以消除審核員擔(dān)憂及差評。
5.19末次會議通知
審核結(jié)束前，體系負責(zé)人通知各相關(guān)人員參加審核總結(jié)會議，原則上應(yīng)邀請總經(jīng)理或其授權(quán)人出席。
5.20末次會議
1)總結(jié)會議開始時，銷售部長或管理者代表應(yīng)先向?qū)徍朔饺藛T介紹內(nèi)部出席人員，并對審核員的審核工作表示感謝；
2)總結(jié)會議中，審核員會對本次的審核作出總體評價，并列舉需要改善的事項，各參與人員應(yīng)認真做好記錄，如對審核員提出事項有異議時，可與審核員進行說明與解釋，但必須注重溝通技巧。如無法達成一致意見時，應(yīng)由管理者代表安排，在會后再進行進一步的溝通；
3)體系負責(zé)人或其他指定人員全程記錄，必要時應(yīng)錄音。"
5.21正式改善項目確定
1)總結(jié)會議后，如時間允許，管理者代表隨即召集檢討改善措施，由體系負責(zé)人或其他指定人員整理會議紀要，形成“審核發(fā)現(xiàn)問題報告”，并與審核員現(xiàn)場確認改善計劃；
2)如時間不允許或其它因素影響，可在審核結(jié)束后1個工作日內(nèi)，體系負責(zé)人或其他指定人員整理會議紀要，形成書面“審核發(fā)現(xiàn)問題報告”，發(fā)給相關(guān)部門責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)及與會人員。
5.22其他問題措施要求
體系負責(zé)人收集各參與審核人員在審核過程記錄的改善項目，匯總整理成內(nèi)部“審核發(fā)現(xiàn)問題報告”改善跟進表，發(fā)給相關(guān)部門責(zé)任部長及與會人員
5.23改善計劃確定
1)在收到體系負責(zé)人發(fā)出的“審核發(fā)現(xiàn)問題報告”后，各責(zé)任部門即展開原因分析并制訂改善措施及改善證據(jù)，通常在3天內(nèi)應(yīng)回復(fù)給體系負責(zé)人（如顧客對完成時限有特別要求時優(yōu)先滿足顧客要求）。改善措施原則上應(yīng)在1個月內(nèi)完成；
2)管理者代表對各部門提交的整改報告進行匯總確認，當(dāng)不符合要求時，與責(zé)任部門溝通后進行修改。
5.24改善計劃發(fā)審核員
1)管理者代表確定后，顧客審核由體系負責(zé)人將改善計劃即提交審核方部分的“審核發(fā)現(xiàn)問題報告”（或?qū)徍朔揭蟮母袷剑┙讳N售部客戶經(jīng)理發(fā)給接收的審核員，第三方審核則由體系負責(zé)人直接發(fā)；
2)改善計劃發(fā)出后，發(fā)件人應(yīng)與接收的審核員電話溝通，確認是否符合要求。
5.25措施跟蹤
體系負責(zé)人根據(jù)改善計劃中的要求時限，逐項收集改善證據(jù)，編制改善措施報告，并提交管理者代表確認。
5.26措施確認
1)在審核方有提交改善證據(jù)要求時，顧客審核由體系負責(zé)人將改善措施報告交銷售部客戶經(jīng)理發(fā)給接收的審核員，第三方審核則由體系負責(zé)人直接發(fā)；
2)改善措施報告發(fā)出后，發(fā)件人應(yīng)與接收的審核員電話溝通，確認是否符合要求；
3)如果審核方有異議時，由體系負責(zé)人組織重新改善，管理者代表確認后重新發(fā)審核方，直到得到認可。
5.27經(jīng)驗總結(jié)
體系負責(zé)人對審核中得到的經(jīng)驗教訓(xùn)進行總結(jié)，形成書面總結(jié)報告，經(jīng)管理者代表審核后，傳遞到品保部，并提供相應(yīng)的驗證證據(jù)和資料。
品保部橫向展開組織問題預(yù)防。
5.28審核關(guān)閉及記錄保存
1)管理者代表、銷售部長、客戶經(jīng)理確認后，本次審核關(guān)閉；
2)審核的改善計劃和改善措施報告，顧客審核的由文控部門保留到與顧客商務(wù)關(guān)系消失后3年，第三方審核保留3年。
5.29特殊說明
如因廠房設(shè)施大修/改造、政府職能部門行為及其它不可抗因素造成公司不能正常進行生產(chǎn)經(jīng)營的情況發(fā)生，公司應(yīng)準確預(yù)估停產(chǎn)時間。
不能正常進行生產(chǎn)經(jīng)營的時間清單及其正當(dāng)理由應(yīng)提交顧客或第三方審核機構(gòu)。
如顧客或第三方審核機構(gòu)有不通知審核或驗證要求，不能正常進行生產(chǎn)經(jīng)營的時間清單及其正當(dāng)理由應(yīng)在不通知審核或驗證期限的至少一個月前提交顧客或第三方審核機構(gòu)。
